MICROSOFT EXCEL



1. CONCEPTOS BASICOS

Libro de trabajo

 

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.

barra titulo

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.

Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

barra etiquetas

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

 

Hoja de cálculo

 

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.  

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas.

 

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

 

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

columna C marcada

 

Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

fila 4ª marcada

 

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.

 

 

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

 

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.

 

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante veremos las distintas formas de definir un rango.



2. Iniciar Excel

Se puede iniciar una sesión de Excel de las formas siguientes:

  • Situarse sobre el botón de Inicio de la barra de tareas, pulsar el botón izquierdo del ratón. Se despliega el menú de Todos los programas (en Windows XP) o el de Programas (en Windows 98), y picamos sobre la opción Microsoft Excel.
  • Si en el escritorio se encuentra el icono de acceso directo del programa hacemos doble clic sobre él.

Una vez ejecutado el programa aparece la pantalla de Excel, en la cual aparece un libro nuevo, llamado Libro1, el cual contiene inicialmente tres hojas de cálculo (3 solapas o lengüetas en la parte inferior izquierda: Hoja1, Hoja2 y Hoja3).

Es muy importante saber que cada libro que se utilice generará un archivo al ser guardado. Desde cada programa, los archivos generados se guardan en disco con una extensión. En Excel dicha extensión es .XLS.



3. ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

Escriba el siguiente texto y ubique las partes en la ventana


Partes de la ventana

Se detallan a continuación cada uno de los elementos de esta pantalla:

BARRA DE TÍTULO: Localizada en la parte superior de la ventana (normalmente de color azul), es la barra en la que se encuentra el nombre de la aplicación. En ella también se sitúan a la derecha los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar.

BARRA DE MENÚS: Situada bajo la barra de título, es la barra donde están contenidos todos los comandos del programa, y a los que se accede picando con el botón izquierdo del ratón sobre cada uno de los títulos que los identifican. A la derecha aparece un cuadro de ayuda, para hacer una pregunta escribirla y pulsar la tecla Intro. Hay que tener en cuenta en las últimas versiones de Microsoft Excel, que pudiera no verse un menú desplegable por completo (con todas sus opciones) sino solamente las utilizadas mas recientemente por parte del usuario. Para desplegar el menú por completo, es preciso hacer clic en la doble flecha que aparece en el borde inferior del menú desplegado.

 

BARRAS DE HERRAMIENTAS: También llamadas barras de botones. En ellas se disponen los iconos de las funciones y procesos de uso más frecuentes en Excel. Se accede a estas funciones rápidamente haciendo clic sobre el icono correspondiente. Unos botones, al pulsarlos realizan operaciones (por ejemplo el botón de imprimir, imprime), otros activan cierta característica (por ejemplo el botón de negrita activa ese formato para la celda o celdas seleccionadas) y otros botones que tienen un triangulito a su derecha, permiten todavía desplegar mas posibilidades a cerca de ese elemento).

 

BARRA DE FÓRMULAS: Se encuentra localizada sobre el área de la aplicación. En la figura siguiente se muestran los elementos que la componen:

 

  • El Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la barra, indica la celda activa, aquella en la que se encuentra situado el cursor.
  • El Botón   sirve para insertar o modificar fórmulas especiales llamadas funciones..
  • El Cuadro de contenido, a la derecha de la barra, reproduce el contenido de la celda activa (un valor o una fórmula).

ÁREA DE LA APLICACIÓN: Es la gran zona que hay por debajo de la barra de fórmulas, y es donde se sitúan las ventanas de los distintos documentos que se visualizan en cada momento. Área de trabajo donde se encuentra la hoja de cálculo en la que se está trabajando.

VENTANA DEL LIBRO DE TRABAJO: Situada dentro del área de la aplicación. Consta de los siguientes elementos:

  • Barra de título: situada en la parte superior de la ventana. En ella se encuentra el nombre del documento en el que se está trabajando. También los botones Maximizar, Minimizar y Cerrar para este documento.
  • Indicador de columnas e Indicador de filas: situados en la parte superior e izquierda de la ventana respectivamente de color gris. Facilitan la introducción de los datos en las celdas, resaltándose en ellos la letra y el número correspondiente a la celda activa. En el ejemplo, A1.
  • Barras de desplazamiento: situadas en la parte derecha e inferior de la ventana. Permiten desplazarse por el documento.
  • Solapas de hojas: situadas en la parte inferior izquierda de la ventana. Muestran el número de hojas que contiene el documento y se accede a las mismas haciendo clic sobre ellas.
  • Botones de desplazamiento entre hojas: situados junto a las solapas de hojas. Desde ellos se accede a hojas no visibles.


4. OPERACIONES CON HOJAS

INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS

Si en algún momento no tienes suficiente con las tres hojas de cálculo que aparecen por omisión en un libro de trabajo (o con las que tengas en tu libro), necesitarás insertar una hoja de cálculo nueva en el libro.

 

Insertar una nueva hoja de cálculo

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

  • Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.

Fichas de hojas

  • Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione esta hoja de cálculo y luego, clic derecho y ,  a continuación, haga clic en Insertar hoja.

Imagen de cinta de opciones de Excel

 

Insertar varias hojas de cálculo a la vez

  1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione un número de fichas de hoja existentes equivalente al número de hojas de cálculo que desee insertar en el libro abierto.

Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las hojas de cálculo existentes.

  1. Ahora haga clic derecho , haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja.

Imagen de cinta de opciones de Excel

 

Eliminar una o más hojas de cálculo

1. Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desea eliminar.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuación, en Eliminar hoja.

Imagen de cinta de opciones de Excel

 Sugerencia   También puede hacer clic con el botón secundario en la ficha de hoja de una hoja de cálculo o en la ficha de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Cambiar el nombre de una hoja

  1. Para cambiar el nombre de la hoja activa, clic derecho sobre la hoja y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.

Etiquetas de la hoja con Hoja2 seleccionada

    2. Escriba el nuevo nombre sobre el nombre actual

MOVER O COPIAR HOJAS

 

 

 

A lo mejor lo que deseamos no es cambiar de posición una hoja sino copiarla en otro libro o en el mismo. Al igual que para mover hoja podemos utilizar dos métodos.

 

El primer método consiste en utilizar el menú contextual.

menú contextual

Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.

Pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará un menú contextual.

Seleccionar la opción Mover o copiar...

 

 

mover o copiar

Aparece el mismo cuadro de diálogo que para mover una hoja (explicado en el apartado anterior).

En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el libro de trabajo donde queremos copiarla. (Para moverla a otro libro, los dos libros deben estar abiertos antes de entrar en esta opción).

En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedará a la derecha de la hoja copiada.

Hacer clic sobre la casilla Crear una copia para activarla, si no marcas esta casilla lo que haremos será mover la hoja en vez de copiarla.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

 

 El segundo método es muy rápido y muy cómodo si queremos copiar la hoja dentro del mismo libro de trabajo.

Situarse en la hoja a copiar.

Pulsar la tecla CTRL del teclado.

Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsar el botón del ratón sobre la etiqueta de la hoja a copiar y arrastrarlo hasta la posición donde queremos copiar la hoja.

Una vez situados donde queremos copiar la hoja, soltar el botón del ratón y a continuación la tecla CTRL.


5. FORMATOS DE DATOS

Para poner un dato o datos 1) Clic derecho sobre la celda o celdas  que contengan lo datos

2) clic  en formato de datos

 

Los datos en excel son de diferentes tipos.

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.

 

Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

 

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.

 

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

 

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de

fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

 

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

 

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

 

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

 

Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.

 

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.

 

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

 

 

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.




8. MOVER O COPIAR CELDAS Y CONTENIDO DE LAS CELDAS

Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios.

 

  1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar.

Procedimientos para seleccionar celdas o rangos

Para seleccionar Haga esto
Una celda Haga clic en la celda
Un rango de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda

 

También puede seleccionar la primera celda del rango y, a continuación, presionar F8 para extender la selección mediante las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar F8.

 

   
Todas las celdas de una hoja de cálculo

 

Botón Seleccionar todo

 

Celdas o rangos de celdas no adyacentes

 

 

 

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.

 

 

Una fila o columna completa

Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.

Hoja de cálculo con los encabezados de fila y columna

1) Encabezado de fila

2) Encabezado de columna

 

 

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes:

Imagen de cinta de opciones de Excel

  • Para mover celdas, haga clic en Cortar Imagen del botón.

Método abreviado de teclado  También puede presionar CTRL+X.

  • Para copiar celdas, haga clic en Copiar Imagen del botón.

Método abreviado de teclado  También puede presionar CTRL+C.

 

 

  1. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

 

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar Imagen del botón.

Método abreviado de teclado  También puede presionar CTRL+V.

 
   
   
 

 

 
   
    TALLER 4


9. CREACION DE SERIES DE DATOS

Una serie es un conjunto de datos que se incrementan automáticamente al arrastrar desde el cuadro de llenado, las series se crearan en columnas o filas y con cierto tipo de datos.

 

 

Números

Una serie numérica se hace a partir de un dato de este tipo y otro contiguo que marcará el incremento, primero se marcan las celdas que contienen el número inicial y el numero de incremento para posteriormente arrastrar desde el cuadro de llenado.

También se pueden crear series numéricas a partir de distintos tipos de datos:

Las series de tipo fecha se realizan de la misma forma que las numéricas, con la diferencia de que únicamente se inserta la fecha inicial y se arrastra desde el cuadro de llenado de esa celda.

La operación de series reconoce todos los formatos de fecha, por lo tanto se pueden crear las series a partir de cualquier dato de este tipo en cualquiera de sus formatos.

 

 

Meses y Días

Al reconocer los formatos de fecha, Excel también reconoce los nombres de los meses y de los días, por lo tanto también permite crear series de estos tipos. 

 

 

Incrementos forzados

Al crear series de tipo fecha normalmente son corridas, como se ve en los ejemplos anteriores, pero se puede crear series con diferente incremento. Para ello se maneja la serie de la misma forma que las numéricas, o sea que en la celda siguiente a la inicial se inserta otra anotación del mismo tipo marcando el incremento, se marcan las dos y posteriormente se arrastra desde al cuadro de llenado.

Nota: Si desea incrementar por una serie de fecha por mes o por año, en la segunda anotación modifique únicamente el número que corresponde al mes o al año.

 

 

Texto

Una serie de texto se puede crear a partir de una anotación de este tipo, pero que contenga un número que se pueda incrementar.

 

 

Crear Series a partir de varios datos a la vez

Se realiza de la misma forma que las series numéricas, pero antes se marcan todos los inicios e incrementos, se seleccionan y posteriormente se arrastran desde el cuadro de llenado.

 

 

 

TALLER 5

 

 



10. PEGADO ESPECIAL

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

 

Para utilizar esta posibilidad:

Seleccionar las celdas a copiar.

 

Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio.

  • O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.
  • pegar desplegado
  • Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.
  • Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.
  • Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado especial.

 

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

pegado especial

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

 

 


11. REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS

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FORMULAS

PRECEDENCIA DE LOS OPERADORES 

 

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden correspondiente a cada operador según la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel realizará primero la operación que esté mas a la izquierda.


ASISTENTE PARA FUNCIONES

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12. BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos localizar en el libro un dato concreto. Para facilitarnos esta tarea existe la herramienta de búsqueda.

 

La encontraremos en la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar.

 Buscar... (teclas CTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite introducir el dato que deseas encontrar.

Cuadro de diálogo Buscar

Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que contentienen el valor introducido. Buscará a partir de donde estemos situados, por lo que deberemos situarnos en la primera celda para que busque en toda la hoja. Además, si tenemos varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas.

 

También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con la localización de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados será un conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos nos situará en la celda en cuestión.

 

El botón Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra. Podremos elegir dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si buscamos únicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, sólo las celdas con formato de moneda), etc.

Buscar - Opciones

Buscar En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la opción Reemplazar... del botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) podremos realizar una sustitución de los datos, cambiando un valor original por otro. La opción de reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede referirse a formatos. Por ejemplo, podríamos buscar todos las celdas que contengan el valor 0 en formato moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda rojo, para destacarlos.

 

 La opción Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto. La ventaja que tiene frente a otras formas de desplazarnos entre las celdas es que guarda un historial de las celdas que se van visitando, de forma que si vamos a trabajar con las mismas celdas todo el tiempo, es posible que nos interese utilizar esta opción.

 

Luego encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato condicional, Constantes, Validación de datos, Seleccionar objetos que nos permiten seleccionar todas las celdas que contengan este tipo de información a la vez. Es decir, seleccionar todas las fórmulas del documento, por ejemplo.



13 FILTROS

Los filtros pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las hojas de cálculo y ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como agrupación, el filtrado es diferente por la forma en la que te permite calificar y mostrar sólo los datos que te interesan.

Pasos para filtrar los datos


Vamos a filtrar el contenido de una lista de productos de una empresa de tecnología. Mostraremos sólo los ordenadores portátiles y proyectores que están disponibles.

Paso 1:

Comienza con una hoja de trabajo en  cada  una columnas tenga un nombre y haz clic en el encabezado  de la columna filtrarás.








Paso 2:

Selecciona la ficha Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar. Posteriormente, pulsa la opción Filtro. Verás que aparecen unas flechas desplegables en el encabezado de cada columna.

Paso 3:

Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En este ejemplo, vamos a filtrar la columna Tipo.  

Paso 4:

Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.  

Paso 5:

Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este ejemplo, portátil y proyector

Paso 6:

Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan temporalmente. Sólo portátiles y proyectores serán visibles.

Ten en cuenta que…

  1. Las opciones de filtrado también se puede encontrar en la pestaña Inicio, condensadas en el comando Ordenar y Filtrar.
  2. Los filtros son aditivos, lo que significa que puedes usar tantos como sea necesario para reducir la cantidad de resultados.
  3. Tú puedes filtrar tu hoja de cálculo usando búsquedas específicas. Por ejemplo, buscando una frase exacta, número o fecha, o un simple fragmento.
  4. Los filtros avanzados de texto son útiles para mostrar información más específica, como las celdas que contienen un número determinado de caracteres o datos que no contengan una palabra específica. A continuación, te mostraré de qué se trata.
  5. Los filtros avanzados por fecha son útiles para ver información de un determinado período de tiempo. Excel 2010  está configurado con la la fecha y hora actuales haciendo que esta herramienta sea útil y fácil de usar.
  6. Los filtros avanzados por número te permiten manipular los datos numéricos de muchas maneras
  7. Para borrar todos los filtros que tengas en tu hoja de cálculo con una sola acción, haz clic en el comando Filtro ubicado en la pestaña de Datos


14. ORDENAR DATOS

Con más de 17 mil millones de celdas en una sola hoja de cálculo, Excel 2010 te ofrece la posibilidad de trabajar con una enorme cantidad de datos. Organizarlos en orden alfabético, del más pequeño al más grande o por otros criterios, puede ayudarte a encontrar la información que buscas más rápidamente.

La ordenación es una tarea común que te permite cambiar o personalizar el orden de los datos en una hoja de cálculo


Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

¿Cómo ordenar los datos según tu elección?

Paso 1: 

Selecciona la tabla que deseas ordenar.

Paso 2:  

Haz clic en la pestaña Datos. Luego, ubica y haz clic en el comando Ordenar.

 

Paso 3: 

Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en el campo Columna e identifica aquella que quieres ordenar.

Paso 4: 

Asegúrate de que el campo Ordenar según muestre el ítem Valores.


15. FUNCIONES

 

 

 

Microsoft Office Excel cuenta con muchas funciones incorporadas que sirven para realizar operaciones matemáticas y lógicas con los datos encontrados en la hoja de cálculo.

 

En Excel, las funciones son fórmulas sencillas que se insertan en una celda de la hoja de cálculo; ya sea escribiendo el nombre de la función o utilizando la ventana para insertar funciones. Los datos utilizados para trabajar con formulas pueden ser tipo numérico, texto, fecha/hora u otras formulas. Las funciones permiten realizar desde cálculos sencillos hasta cálculos complejos como ecuaciones científicas, estadísticas y financieras.

 

LOS TIPOS DE FUNCIONES EXCEL SE CLASIFICAN DE LA SIGUIENTE MANERA:

  

·         FUNCIONES DE BASE DE DATOS

 

Las funciones de base de datos en Excel permiten trabajar con una base de datos, propiamente dicho, es decir, que sirven para manipular gran número de registros de datos. Se pueden realizar operaciones básicas como suma, promedio, recuento, etc, pero incluyen criterios de argumentos, que permiten incluir algunos de los registros de su base de datos en el cálculo.

 

·         FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA

 

Estas funciones te ayudarán a trabajar con matrices de datos, incluyen funciones que buscan y devuelven la ubicación valor dado.

 

·         FUNCIONES DE COMPLEMENTOS Y AUTOMATIZACIÓN

 

Permiten manejar datos de tablas dinámicas o vínculos dinámicos.

 

·         FUNCIONES DE CUBO

 

Utilizadas para el análisis avanzado en cubos de información.

 

·         FUNCIONES DE FECHA Y HORA

 

Estas funciones sirven para trabajar con fechas y horas de Excel.

 

·         FUNCIONES DE INFORMACIÓN

 

Estas funciones proporcionan principalmente información sobre el contenido de celdas, tales como el tipo y las propiedades de los datos. También hay funciones que proporcionan información sobre el formato o ubicación de una celda y el entorno operativo actual.

 

Las funciones de información se incorporaron desde Excel 2013, por lo tanto no están disponibles en versiones anteriores de Excel.

 

·         FUNCIONES DE TEXTO

 

Las funciones de texto permiten manipular cadenas de caracteres como nombres de clientes, direcciones de calles y descripciones de productos. La funcion LARGO() devuelve el número de caracteres en un fragmento de texto. La función MAYUSC() devuelve el texto en mayúsculas. CONCATENAR () combina múltiples cadenas de texto como una sola cadena.

 

·         FUNCIONES ESTADÍSTICAS

 

Excel tiene una variedad de funciones que pueden utilizarse para obtener estadísticas de un rango de valores. Una función común es PROMEDIO(), que calcula el valor medio de varios valores. Las funciones MAX() y MIN() se utilizan para obtener los valores máximo y mínimo dentro de un rango. Funciones avanzadas permiten obtener medias armónicas y geométricos, varianza, etc.

 

·         FUNCIONES FINANCIERAS

 

Las funciones financieras en Excel permiten obtener cálculos complejos como anualidad, bonos, hipotecas, etc. La función PAGO (), por ejemplo, calcula un pago de préstamo, dado el número de pagos, la tasa de interés y la cantidad principal.

 

·         FUNCIONES DE INGENIERÍA

 

Llamadas también funciones científicas son utilizadas por los ingenieros y científicos en el campo de la trigonometría y logaritmos. Excel tiene una gama completa de funciones trigonométricas, como SIN(), COS() y TAN(), así como sus inversos, ASIN (), ACOS () y ATAN. Funciones logarítmicas incluyen logaritmos naturales y comunes como LN(), LOG10 () y LOG

 

·         FUNCIONES LÓGICAS

 

Permiten realizar cálculos sofisticados poniendo a prueba el valor de una celda para poder realizar operaciones dependiendo del resultado. La función SI() devuelve un valor verdadero o falso dependiendo si se cumple o no una condición.

 

·         FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS

 

Son las funciones más útiles y utilizadas en Excel. Las Funciones Matemáticas y Trigonométricas permiten sumar un rango de valores con la función SUMA(), contar valores con CONTAR(), etc.


15.1 FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Las funciones de fecha y hora de Microsoft Excel son utilizadas para buscar fechas específicas, para conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en días laborales entre dos fechas y muchas cosas más que serán de gran utilidad al momento de estar trabajando con este tipo de datos.

 

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN
1) AHORA NOW Devuelve la fecha y hora actuales con formato de fecha y hora.
2) AÑO YEAR Devuelve el año, un número entero en el rango 1900-9999.
3) DIA DAY Devuelve el día del mes (un número de 1 a 31).
4) DIA.LAB WORKDAY Devuelve el número de serie de la fecha antes o después de un número especificado de días laborables.
     
     
5) DIAS360 DAYS360 Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (doce meses de 30 días).
6) DIASEM WEEKDAY Devuelve un número de 1 a 7 que identifica el día de la semana.
7) FECHA DATE Devuelve el número que representa la fecha en código de fecha y hora de Microsoft Excel.
8) FECHA.MES EDATE Devuelve el número de serie de la fecha que es el número indicado de meses antes o después de la fecha inicial.
9) FECHANUMERO DATEVALUE Convierte una fecha en forma de texto en un número que representa la fecha en código de fecha y hora de Microsoft Excel.
10) FIN.MES EOMONTH Devuelve el número de serie del último día del mes antes o después del número especificado de meses.
11) FRAC.AÑO YEARFRAC Devuelve la fracción del año que representa el número de días completos entre la fecha_inicial y la fecha_fin.
12) HORA HOUR Devuelve la hora como un número de 0 (12:00 a.m.) a 23 (11:00 p.m.).
13) HORANUMERO TIMEVALUE Convierte una hora de texto en un número de serie de Excel para una hora, un número de 0 (12:00:00 a.m.) a 0.999988426 (11:59:59 p.m.). Da formato al número con un formato de hora después de introducir la fórmula.
14) HOY TODAY Devuelve la fecha actual con formato de fecha.
15) MES MONTH Devuelve el mes, un número entero de 1 (enero) a 12 (diciembre).
16) MINUTO MINUTE Devuelve el minuto, un número de 0 a 59.
17) NSHORA TIME Convierte horas, minutos y segundos dados como números en un número de serie de Excel, con formato de hora.
18) NUM.DE.SEMANA WEEKNUM Devuelve el número de semanas en el año.

 

19) SEGUNDO

SECOND Devuelve el segundo, un número de 0 a 59

 

 

FUNCIONES MATEMATICAS

   
FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN
1) ABS ABS Devuelve el valor absoluto de un número, es decir, un número sin signo.
2) ACOS ACOS Devuelve el arcoseno de un número, en radianes, dentro del intervalo de 0 a Pi.
3) ACOSH ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.
4) ACOT ACOT Devuelve el arco tangente de un número en radianes dentro del rango de 0 a Pi.
5) ACOTH ACOTH Devuelve la cotangente hiperbólica inversa de un número.
6) AGREGAR AGGREGATE Devuelve un agregado de una lista o base de datos.
7) ALEATORIO RAND Devuelve un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1.
8) ALEATORIO.ENTRE RANDBETWEEN Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique.
9) ASENO ASIN Devuelve el arcoseno de un número en radianes, dentro del intervalo -Pi/2 a Pi/2
10) ASENOH ASINH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.
11) ATAN ATAN Devuelve el arco tangente de un número en radianes, dentro del intervalo -Pi/2 a Pi/2.
12) ATAN2 ATAN2 Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y especificadas, en un valor en radianes comprendido entre -Pi y Pi, excluyendo -Pi.
13) ATANH ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.
14) BASE BASE Convierte un número en una representación de texto con la base dada.
15) COCIENTE QUOTIENT Devuelve la parte entera de una división.
16) COMBINA COMBINA Devuelve la cantidad de combinaciones con repeticiones de una cantidad determinada de elementos.
17) COMBINAT COMBIN Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos.
18) CONV.DECIMAL DECIMAL Convierte una representación de texto de un número en una base dada en un número decimal.
19) COS COS Devuelve el coseno de un ángulo.
20) COSH COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número.
21) COT COT Devuelve la cotangente de un ángulo.
22) COTH COTH Devuelve la cotangente hiperbólica de un número.
23) CSC CSC Devuelve la cosecante de un ángulo.
24) CSCH CSCH Devuelve la cosecante hiperbólica de un ángulo.
25) ENTERO INT Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
26) EXP EXP Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado.
27) FACT FACT Devuelve el factorial de un número.
28) FACT.DOBLE FACTDOUBLE Devuelve el factorial doble de un número.
29) GRADOS DEGREES Convierte radianes en grados.
30) LN LN Devuelve el logaritmo natural de un número.
31) LOG LOG Devuelve el logaritmo de un número en la base especificada.
32) LOG10 LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.
33) M.C.D GCD Devuelve el máximo común divisor.
34) M.C.M LCM Devuelve el mínimo común múltiplo.
35) M.UNIDAD MUNIT Devuelve la matriz de la unidad para la dimensión especificada.
36) MDETERM MDETERM Devuelve el determinante matricial de una matriz.
37) MINVERSA MINVERSE Devuelve la matriz inversa de una matriz dentro de una matriz.
38) MMULT MMULT Devuelve el producto matricial de dos matrices, una matriz con el mismo número de filas que Matriz1 y columnas que Matriz2.
39) MULTINOMIAL MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de números.
40) MULTIPLO.INFERIOR.MAT FLOOR.MATH Redondea un número hacia abajo, al entero más cercano o al múltiplo significativo más cercano.
41) MULTIPLO.SUPERIOR.MAT CEILING.MATH Redondea un número hacia arriba, al entero más cercano o al múltiplo significativo más cercano.
42) NUMERO.ARABE ARABIC Convierte un número romano en arábigo.
43) NUMERO.ROMANO ROMAN Convierte un número arábigo en romano, en formato de texto.
44) PI PI Devuelve el valor Pi con precisión de 15 dígitos.
45) POTENCIA POWER Devuelve el resultado de elevar el número a una potencia.
46) PRODUCTO PRODUCT Multiplica todos los números especificados como argumentos.
47) RADIANES RADIANS Convierte grados en radianes.
48) RAIZ SQRT Devuelve la raíz cuadrada de un número.
49) RAIZ2PI SQRTPI Devuelve la raíz cuadrada de (número * Pi).
50) REDOND.MULT MROUND Devuelve un número redondeado al múltiplo deseado.
51) REDONDEA.IMPAR ODD Redondea un número positivo hacia arriba y un número negativo hacia abajo hasta el próximo entero impar.
52) REDONDEA.PAR EVEN Redondea un número positivo hacia arriba y un número negativo hacia abajo hasta el próximo entero par.
53) REDONDEAR ROUND Redondea un número al número de decimales especificado.
54) REDONDEAR.MAS ROUNDUP Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero.
55) REDONDEAR.MENOS ROUNDDOWN Redondea un número hacia abajo, hacia cero.
57) RESIDUO MOD Proporciona el residuo después de dividir un número por un divisor.
58) SEC SEC Devuelve la secante de un ángulo.
59) SECH SECH Devuelve la secante hiperbólica de un ángulo.
60) SENO SIN Devuelve el seno de un ángulo determinado.
61) SENOH SINH Devuelve el seno hiperbólico de un número.
62) SIGNO SIGN Devuelve el signo de un número: 1, si el número es positivo; cero, si el número es cero y -1, si el número es negativo.
63) SUBTOTALES SUBTOTAL Devuelve un subtotal dentro de una lista o una base de datos.
64) SUMA SUM Suma todos los números en un rango de celdas.
65) SUMA.CUADRADOS SUMSQ Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos.
66) SUMA.SERIES SERIESSUM Devuelve la suma de una serie de potencias.
67) SUMAPRODUCTO SUMPRODUCT Devuelve la suma de los productos de rangos o matrices correspondientes.
68) SUMAR.SI SUMIF Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición.
69) SUMAR.SI.CONJUNTO SUMIFS Suma las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios.
70) SUMAX2MASY2 SUMX2PY2 Devuelve la suma del total de las sumas de cuadrados de números en dos rangos o matrices correspondientes.
71) SUMAX2MENOSY2 SUMX2MY2 Suma las diferencias entre cuadrados de dos rangos o matrices correspondientes.
72) SUMAXMENOSY2 SUMXMY2 Suma los cuadrados de las diferencias en dos rangos correspondientes de matrices.
73) TAN TAN Devuelve la tangente de un ángulo.
74) TANH TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número.
75)TRUNCAR TRUNC Convierte un número decimal a uno entero al quitar la parte decimal o de fracción.

15.2 FUNCIONES DE TEXTO

Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover los espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas más que te permitirán manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados.

 

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN
1) CARACTER CHAR Devuelve el carácter especificado por el número de código a partir del juego de caracteres establecido en su PC.
2) CODIGO CODE Devuelve el número de código del primer carácter del texto del juego de caracteres usados por su PC.
3) CONCATENAR CONCATENATE Une varios elementos de texto en uno solo.
4) DECIMAL FIXED Redondea un número al número especificado de decimales y devuelve el resultado como texto con o sin comas.
5) DERECHA RIGHT Devuelve el número especificado de caracteres del final de una cadena de texto.
11) ENCONTRAR FIND Devuelve la posición inicial de una cadena de texto dentro de otra cadena de texto.
12) ESPACIOS TRIM Quita todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras.
13) EXTRAE MID Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una posición y longitud iniciales.
14) HALLAR SEARCH Devuelve el número de caracteres en el cual se encuentra un carácter en particular o cadena de texto, leyendo de izquierda a derecha.
15) IGUAL EXACT Comprueba si dos cadenas de texto son exactamente iguales y devuelve VERDADERO o FALSO.
16) IZQUIERDA LEFT Devuelve el número especificado de caracteres del principio de una cadena de texto.
17) LARGO LEN Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
18) LIMPIAR CLEAN Quita todos los caracteres no imprimibles del texto.
19) MAYUSC UPPER Convierte una cadena de texto en letras mayúsculas.
20) MINUSC LOWER Convierte todas las letras de una cadena de texto en minúsculas.
     
21) NOMPROPIO PROPER Convierte una cadena de texto en mayúsculas o minúsculas, según corresponda; la primera letra de cada palabra en mayúscula y las demás letras en minúscula.
22) REEMPLAZAR REPLACE Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.
     
23) SUSTITUIR SUBSTITUTE Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena.
     
24) TEXTO TEXT Convierte un valor en texto, con un formato de número específico.
     
25) VALOR VALUE Convierte un argumento de texto que representa un número en un número.

 


15.3 FUNCIONES ESTADISTICAS

Las funciones estadísticas de Excel te permitirán realizar un análisis estadístico de tus datos. Podrás obtener la covarianza, la desviación estándar, distribución beta, distribución binomial entre otras.

 

     
33) FRECUENCIA FREQUENCY Calcula la frecuencia con la que ocurre un valor dentro de un rango de valores y devuelve una matriz vertical de números.
     
     
34) MAX MAX Devuelve el valor máximo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y texto.
     
35) MEDIANA MEDIAN Devuelve la mediana o el número central de un conjunto de números.
36) MIN MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y texto.
     
37) MODA.UNO MODE.SNGL Devuelve el valor más frecuente o repetitivo de una matriz o rango de datos.
     
     
38) PROBABILIDAD PROB Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos límites o sean iguales a un límite inferior.
39) PROMEDIO AVERAGE Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números.
     
     
40) PRONOSTICO FORECAST Calcula o predice un valor futuro en una tendencia lineal usando valores existentes.
     
     
     
     

 


15.4 Funciones de búsqueda y referencia

 

1) DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo.
2) AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia.
3) ELEGIR Elige un valor de una lista de valores.
4)COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia.
5) COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia.
6) CONSULTAH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada.
7) HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet.
8) INDICE Usa un índice para elegir un valor de una referencia o matriz.
9) INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto.
10) BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz.
11) COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz.
12) DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada.
13) FILA Devuelve el número de fila de una referencia.
14) FILAS Devuelve el número de filas de una referencia.
   
   
15) CONSULTAV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda.

LAS DOS MAS USADAS SON

 Transcribir (preguntar dudas) taller

  • CONSULTAV y CONSULTAH
Es muy común encontrar tablas en las que se debe consultar valores de acuerdo a un valor determinado. Por ejemplo que al digitar un código aparezca toda la información de un artículo. Para este tipo de trabajo son muy útiles las funciones de consulta en tablas CONSULTAV () y CONSULTAH ().

 

 

CONSULTAV ()  Busca un valor específico en la columna más a la  izquierda de una matriz y devuelve el valor en la celda donde se pone la función. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.   Forma de escribirse  = CONSULTAV (valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas)  

 

Valor_buscado   es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. 

 

Matriz_de_comparación   es el conjunto de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. 

 

· Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto. · Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción "Ascendente". · Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos. · El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente. 

 

Indicador_columnas   es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparación; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si

 

indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF! 

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

CONSULTAH (). Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Use CONSULTAH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use CONSULTAV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar. 

 

Forma de escribirse 

 

=CONSULTAH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado) 

 

Valor_buscado   es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. 

 

Matriz_buscar_en   es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango. 

 

· Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. · Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en deberán colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es posible que BUSCARH no devuelva el valor correcto. · El texto en mayúsculas y minúsculas es equivalente. · Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A continuación haga clic en Opciones y después en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y después en Ascendente. 

 

Indicador_filas   es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberá devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente.

 

Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF! 

 


15.5 Funciones Lógicas

Función Descripción
FALSO Devuelve el valor lógico FALSO
NO Invierte el valor lógico del argumento
O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO
SI Especifica una prueba lógica que realizar
SI.ERROR Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO
Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO

 



16. GRÁFICAS

Descargar la siguiente presentacion de PowerPoint para profundizaR en el tema:

Descarga
leccion-introduccion-a-grficas-en-excel-
Presentación Microsoft Power Point 829.5 KB