Se puede iniciar una sesión de Excel de las formas siguientes:

• Situarse sobre el botón de Inicio de la barra de tareas, pulsar el botón izquierdo del ratón. Se despliega el menú de Todos los programas (en Windows XP) o el de Programas (en Windows 98), y picamos sobre la opción Microsoft Excel.
• Si en el escritorio se encuentra el icono de acceso directo del programa hacemos doble clic sobre él.

Una vez ejecutado el programa aparece la pantalla de Excel, en la cual aparece un libro nuevo, llamado Libro1, el cual contiene inicialmente tres hojas de cálculo (3 solapas o lengüetas en la parte inferior izquierda: Hoja1, Hoja2 y Hoja3).

Es muy importante saber que cada libro que se utilice generará un archivo al ser guardado. Desde cada programa, los archivos generados se guardan en disco con una extensión. En Excel dicha extensión es .XLS.

Escriba el siguiente texto y consulte en Internet para que sirve cada parte

Componentes de la pantalla principal de la hoja de cálculo electrónica.

1.- Barra de herramientas de acceso rápido.

2.- Barra de título.

3.- Definición de cuenta.

4.- Botón opciones de presentación de la cinta de opciones.

5.- Botón minimizar.

6.- Botón restaurar.

7.- Botón cerrar.

8.- Botón opción archivo.

9.- Barra menú principal.

10.- Información - ayuda.

11.- Compartir en la red.

12.- Cinta de opciones.

13.- Cuadro de nombres.

14.- Barra fórmulas.

15.- Botón insertar función.

16.- Cuadro de contenido.

17.- Columnas.

18.- Filas.

19.- Celda activa.

20.- Barra de navegación de hojas.

21- Hoja activa.

22.- Añadir hojas.

23.- Barra desplazamiento horizontal.

24.- Barra desplazamiento vertical.

25.- Barra estado.

26.- Modos de presentación de la hoja de cálculo.

27.- Zoom - acercamiento.

Si en algún momento no tienes suficiente con las tres hojas de cálculo que aparecen por omisión en un libro de trabajo (o con las que tengas en tu libro), necesitarás insertar una hoja de cálculo nueva en el libro.

Insertar una nueva hoja de cálculo

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.

• Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione esta hoja de cálculo y luego, clic derecho y ,  a continuación, haga clic en Insertar hoja.

Insertar varias hojas de cálculo a la vez

1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione un número de fichas de hoja existentes equivalente al número de hojas de cálculo que desee insertar en el libro abierto.

Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las hojas de cálculo existentes.

1. Ahora haga clic derecho , haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja.

1. Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desea eliminar.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuación, en Eliminar hoja.

 Sugerencia   También puede hacer clic con el botón secundario en la ficha de hoja de una hoja de cálculo o en la ficha de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

    2. Escriba el nuevo nombre sobre el nombre actual

A lo mejor lo que deseamos no es cambiar de posición una hoja sino copiarla en otro libro o en el mismo. Al igual que para mover hoja podemos utilizar dos métodos.

El primer método consiste en utilizar el menú contextual.

Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.

Pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará un menú contextual.

Seleccionar la opción Mover o copiar...

Aparece el mismo cuadro de diálogo que para mover una hoja (explicado en el apartado anterior).

En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el libro de trabajo donde queremos copiarla. (Para moverla a otro libro, los dos libros deben estar abiertos antes de entrar en esta opción).

En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedará a la derecha de la hoja copiada.

Hacer clic sobre la casilla Crear una copia para activarla, si no marcas esta casilla lo que haremos será mover la hoja en vez de copiarla.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

 El segundo método es muy rápido y muy cómodo si queremos copiar la hoja dentro del mismo libro de trabajo.

Situarse en la hoja a copiar.

Pulsar la tecla CTRL del teclado.

Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsar el botón del ratón sobre la etiqueta de la hoja a copiar y arrastrarlo hasta la posición donde queremos copiar la hoja.

Una vez situados donde queremos copiar la hoja, soltar el botón del ratón y a continuación la tecla CTRL.

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de

fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

Con más de 17 mil millones de celdas en una sola hoja de cálculo, Excel 2010 te ofrece la posibilidad de trabajar con una enorme cantidad de datos. Organizarlos en orden alfabético, del más pequeño al más grande o por otros criterios, puede ayudarte a encontrar la información que buscas más rápidamente.

Los filtros pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las hojas de cálculo y ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como agrupación, el filtrado es diferente por la forma en la que te permite calificar y mostrar sólo los datos que te interesan.

Paso 3:

Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En este ejemplo, vamos a filtrar la columna Tipo.  

Paso 4:

Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.  

Paso 5:

Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este ejemplo, portátil y proyector

Paso 6:

Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan temporalmente. Sólo portátiles y proyectores serán visibles.

Ten en cuenta que…

1. Las opciones de filtrado también se puede encontrar en la pestaña Inicio, condensadas en el comando Ordenar y Filtrar.
2. Los filtros son aditivos, lo que significa que puedes usar tantos como sea necesario para reducir la cantidad de resultados.
3. Tú puedes filtrar tu hoja de cálculo usando búsquedas específicas. Por ejemplo, buscando una frase exacta, número o fecha, o un simple fragmento.
4. Los filtros avanzados de texto son útiles para mostrar información más específica, como las celdas que contienen un número determinado de caracteres o datos que no contengan una palabra específica. A continuación, te mostraré de qué se trata.
5. Los filtros avanzados por fecha son útiles para ver información de un determinado período de tiempo. Excel 2010  está configurado con la la fecha y hora actuales haciendo que esta herramienta sea útil y fácil de usar.
6. Los filtros avanzados por número te permiten manipular los datos numéricos de muchas maneras
7. Para borrar todos los filtros que tengas en tu hoja de cálculo con una sola acción, haz clic en el comando Filtro ubicado en la pestaña de Datos

Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos localizar en el libro un dato concreto. Para facilitarnos esta tarea existe la herramienta de búsqueda.

La encontraremos en la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar.

 Buscar... (teclas CTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite introducir el dato que deseas encontrar.

Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que contentienen el valor introducido. Buscará a partir de donde estemos situados, por lo que deberemos situarnos en la primera celda para que busque en toda la hoja. Además, si tenemos varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas.

 

También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con la localización de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados será un conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos nos situará en la celda en cuestión.

 

El botón Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra. Podremos elegir dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si buscamos únicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, sólo las celdas con formato de moneda), etc.

 En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la opción Reemplazar... del botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) podremos realizar una sustitución de los datos, cambiando un valor original por otro. La opción de reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede referirse a formatos. Por ejemplo, podríamos buscar todos las celdas que contengan el valor 0 en formato moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda rojo, para destacarlos.

 

 La opción Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto. La ventaja que tiene frente a otras formas de desplazarnos entre las celdas es que guarda un historial de las celdas que se van visitando, de forma que si vamos a trabajar con las mismas celdas todo el tiempo, es posible que nos interese utilizar esta opción.

 

Luego encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato condicional, Constantes, Validación de datos, Seleccionar objetos que nos permiten seleccionar todas las celdas que contengan este tipo de información a la vez. Es decir, seleccionar todas las fórmulas del documento, por ejemplo.

Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios.

1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar.

Procedimientos para seleccionar celdas o rangos

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:

Seleccionar las celdas a copiar.

Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio.

• O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.
• 
• Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.
• Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.
• Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado especial.

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Una serie es un conjunto de datos que se incrementan automáticamente al arrastrar desde el cuadro de llenado, las series se crearan en columnas o filas y con cierto tipo de datos.

Números

Una serie numérica se hace a partir de un dato de este tipo y otro contiguo que marcará el incremento, primero se marcan las celdas que contienen el número inicial y el numero de incremento para posteriormente arrastrar desde el cuadro de llenado.

También se pueden crear series numéricas a partir de distintos tipos de datos:

Las series de tipo fecha se realizan de la misma forma que las numéricas, con la diferencia de que únicamente se inserta la fecha inicial y se arrastra desde el cuadro de llenado de esa celda.

La operación de series reconoce todos los formatos de fecha, por lo tanto se pueden crear las series a partir de cualquier dato de este tipo en cualquiera de sus formatos.

Meses y Días

Al reconocer los formatos de fecha, Excel también reconoce los nombres de los meses y de los días, por lo tanto también permite crear series de estos tipos. 

Incrementos forzados

Al crear series de tipo fecha normalmente son corridas, como se ve en los ejemplos anteriores, pero se puede crear series con diferente incremento. Para ello se maneja la serie de la misma forma que las numéricas, o sea que en la celda siguiente a la inicial se inserta otra anotación del mismo tipo marcando el incremento, se marcan las dos y posteriormente se arrastra desde al cuadro de llenado.

Nota: Si desea incrementar por una serie de fecha por mes o por año, en la segunda anotación modifique únicamente el número que corresponde al mes o al año.

Texto

Una serie de texto se puede crear a partir de una anotación de este tipo, pero que contenga un número que se pueda incrementar.

Crear Series a partir de varios datos a la vez

Se realiza de la misma forma que las series numéricas, pero antes se marcan todos los inicios e incrementos, se seleccionan y posteriormente se arrastran desde el cuadro de llenado.

TALLER 4

PARA ENTENDER ESTE TEMA CONSIGNA EN TU CUADERNO EL SIGUIENTE TEXTO QUE DEBES DESCARGAR.

Y OBSERVA LOS VIDEOS (QUE HICE Y QUE COLGUE EN EL PLAN DE ACTIVIDADES PARA EXPLICARTE Y ACLARARTE CUALQUIER DUDA QUE TE PUEDA QUEDAR

Microsoft Office Excel cuenta con muchas funciones incorporadas que sirven para realizar operaciones matemáticas y lógicas con los datos encontrados en la hoja de cálculo.

En Excel, las funciones son fórmulas sencillas que se insertan en una celda de la hoja de cálculo; ya sea escribiendo el nombre de la función o utilizando la ventana para insertar funciones. Los datos utilizados para trabajar con formulas pueden ser tipo numérico, texto, fecha/hora u otras formulas. Las funciones permiten realizar desde cálculos sencillos hasta cálculos complejos como ecuaciones científicas, estadísticas y financieras.

LOS TIPOS DE FUNCIONES EXCEL SE CLASIFICAN DE LA SIGUIENTE MANERA:

·         FUNCIONES DE BASE DE DATOS

Las funciones de base de datos en Excel permiten trabajar con una base de datos, propiamente dicho, es decir, que sirven para manipular gran número de registros de datos. Se pueden realizar operaciones básicas como suma, promedio, recuento, etc, pero incluyen criterios de argumentos, que permiten incluir algunos de los registros de su base de datos en el cálculo.

·         FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA

Estas funciones te ayudarán a trabajar con matrices de datos, incluyen funciones que buscan y devuelven la ubicación valor dado.

·         FUNCIONES DE COMPLEMENTOS Y AUTOMATIZACIÓN

Permiten manejar datos de tablas dinámicas o vínculos dinámicos.

·         FUNCIONES DE CUBO

Utilizadas para el análisis avanzado en cubos de información.

·         FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Estas funciones sirven para trabajar con fechas y horas de Excel.

·         FUNCIONES DE INFORMACIÓN

Estas funciones proporcionan principalmente información sobre el contenido de celdas, tales como el tipo y las propiedades de los datos. También hay funciones que proporcionan información sobre el formato o ubicación de una celda y el entorno operativo actual.

Las funciones de información se incorporaron desde Excel 2013, por lo tanto no están disponibles en versiones anteriores de Excel.

·         FUNCIONES DE TEXTO

Las funciones de texto permiten manipular cadenas de caracteres como nombres de clientes, direcciones de calles y descripciones de productos. La funcion LARGO() devuelve el número de caracteres en un fragmento de texto. La función MAYUSC() devuelve el texto en mayúsculas. CONCATENAR () combina múltiples cadenas de texto como una sola cadena.

·         FUNCIONES ESTADÍSTICAS

Excel tiene una variedad de funciones que pueden utilizarse para obtener estadísticas de un rango de valores. Una función común es PROMEDIO(), que calcula el valor medio de varios valores. Las funciones MAX() y MIN() se utilizan para obtener los valores máximo y mínimo dentro de un rango. Funciones avanzadas permiten obtener medias armónicas y geométricos, varianza, etc.

·         FUNCIONES FINANCIERAS

Las funciones financieras en Excel permiten obtener cálculos complejos como anualidad, bonos, hipotecas, etc. La función PAGO (), por ejemplo, calcula un pago de préstamo, dado el número de pagos, la tasa de interés y la cantidad principal.

·         FUNCIONES DE INGENIERÍA

Llamadas también funciones científicas son utilizadas por los ingenieros y científicos en el campo de la trigonometría y logaritmos. Excel tiene una gama completa de funciones trigonométricas, como SIN(), COS() y TAN(), así como sus inversos, ASIN (), ACOS () y ATAN. Funciones logarítmicas incluyen logaritmos naturales y comunes como LN(), LOG10 () y LOG

·         FUNCIONES LÓGICAS

Permiten realizar cálculos sofisticados poniendo a prueba el valor de una celda para poder realizar operaciones dependiendo del resultado. La función SI() devuelve un valor verdadero o falso dependiendo si se cumple o no una condición.

·         FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS

Son las funciones más útiles y utilizadas en Excel. Las Funciones Matemáticas y Trigonométricas permiten sumar un rango de valores con la función SUMA(), contar valores con CONTAR(), etc.

Las funciones de fecha y hora de Microsoft Excel son utilizadas para buscar fechas específicas, para conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en días laborales entre dos fechas y muchas cosas más que serán de gran utilidad al momento de estar trabajando con este tipo de datos.

Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover los espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas más que te permitirán manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados.

Las funciones estadísticas de Excel te permitirán realizar un análisis estadístico de tus datos. Podrás obtener la covarianza, la desviación estándar, distribución beta, distribución binomial entre otras.

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• CONSULTAV y CONSULTAH

CONSULTAV ()  Busca un valor específico en la columna más a la  izquierda de una matriz y devuelve el valor en la celda donde se pone la función. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.   Forma de escribirse  = CONSULTAV (valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas)  

Valor_buscado   es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. 

Matriz_de_comparación   es el conjunto de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. 

· Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto. · Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción "Ascendente". · Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos. · El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente. 

Indicador_columnas   es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparación; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si

indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF! 

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CONSULTAH (). Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Use CONSULTAH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use CONSULTAV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar. 

Forma de escribirse 

=CONSULTAH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado) 

Valor_buscado   es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. 

Matriz_buscar_en   es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango. 

· Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. · Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en deberán colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es posible que BUSCARH no devuelva el valor correcto. · El texto en mayúsculas y minúsculas es equivalente. · Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A continuación haga clic en Opciones y después en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y después en Ascendente. 

Indicador_filas   es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberá devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente.

Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF! 

Descargar la siguiente presentacion de PowerPoint para profundizaR en el tema: